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Waren Sie schon einmal in der Situation, dass ein Kunde Ihre Rechnung nicht bezahlt hat? In der Geschäftswelt ist dies eine Situation, mit der leider jeder früher oder später konfrontiert wird. Lassen Sie uns also darüber sprechen, wie genau Sie vorgehen sollten, um eine solche Situation zu vermeiden, und was zu tun ist, wenn Sie sich bereits in einer solchen Lage befinden. Der Schlüssel liegt darin, die richtigen Präventivmaßnahmen zu kennen, aber auch in der Lage zu sein, ein konsequentes Verfahren zur Beitreibung einer unbezahlten Rechnung zu wählen. Hier ist ein detaillierter Leitfaden, was zu tun ist, um

1. Prävention

Die beste Verteidigung ist die Vorbeugung. Je besser Sie zu Beginn vorbereitet sind, desto geringer ist das Risiko von Problemen.

• Prüfen Sie den Kunden

Es ist ratsam, das Unternehmen oder den Gewerbetreibenden zu überprüfen, bevor Sie eine Zusammenarbeit vereinbaren. Sie können sich auch selbst über grundlegende Informationen informieren, z. B. über die Erfahrungen anderer Unternehmen oder Gewerbetreibender durch Bewertungen. Wenn Sie sicher sein wollen, ob das Unternehmen zahlungsfähig ist, keine Versicherungsschulden oder Steuerrückstände hat, ob es sich nicht in der Sanierung oder im Konkurs befindet oder andere Informationen, die Sie vor Beginn der Zusammenarbeit wissen möchten, prüft unsere Kanzlei das Unternehmen für Sie.

• Alles auf Papier festhalten

Verlassen Sie sich nicht auf mündliche Vereinbarungen. Sie wollen sich nicht in eine Situation begeben, in der Vorwurf gegen Vorwurf steht. Auch ein einfacher schriftlicher Vertrag oder ein bestätigter Auftrag schützt Sie. Er sollte Folgendes enthalten:

• Genauer Arbeitsumfang: was genau Sie zu liefern oder zu leisten haben.
• Preis. Ob Stundensatz, Festpreis für die Arbeit oder ähnliches.
• Fristen: das Lieferdatum von Ihrer Seite und vor allem die Dauer der Fälligkeit der Rechnung. Standardmäßig 15 bis 30 Tage. Sie sollten das Fälligkeitsdatum der Rechnung direkt im Vertrag vereinbaren lassen, da das Fälligkeitsdatum auf der Rechnung rechtlich irrelevant ist.
• Verzugsstrafen: Nehmen Sie die Forderung nach Verzugszinsen in den Vertrag auf. Diese stehen Ihnen von Rechts wegen zu, aber wenn Sie sie direkt im Vertrag angeben, zusammen mit der Vertragsstrafewird es sich der Kunde zweimal überlegen, ob er die Rechnung nicht bezahlt.
• Die Art der Übergabe einer Sache, einer Dienstleistung oder eines Werks: Halten Sie klar fest, wie und wann die Sache, die Dienstleistung oder das Werk übergeben und abgenommen werden soll.

2. Sicherung

• Verlangen Sie eine Kaution

Bei neuen Kunden oder größeren Projekten ist es durchaus üblich und professionell, vor Beginn der Arbeiten eine Vorschussrechnung zu verlangen, z. B. über 30-50 % des Gesamtbetrags. Dadurch wird die Zahlungsfähigkeit und -bereitschaft des Kunden festgestellt. Dies mindert auch Ihr Risiko und deckt zumindest die Anfangskosten.

• Kontinuierlich in Rechnung stellen

Stellen Sie bei größeren oder zeitaufwändigeren Projekten laufend Rechnungen aus, z. B. monatlich oder wenn die vereinbarten Ziele erreicht sind. So verringern Sie das Risiko, im Falle eines Zahlungsausfalls eine große Summe auf einmal zu verlieren.

3. Korrekte Ausstellung und Versand der Rechnung

Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung fehlerfrei ist und korrekt zugestellt wird.

• Alles Wesentliche: Die Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten, die korrekte Identifizierung Ihrer Person, des Kunden, die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, eine Beschreibung der in Rechnung gestellten Posten, den Betrag und Ihre IBAN.
• Stellen Sie sofort eine Rechnung aus: Warten Sie nicht und schicken Sie die Rechnung, sobald die Arbeit abgeschlossen und eingereicht ist.
• Richtiger Empfänger: Senden Sie die Rechnung an die richtige E-Mail oder Abteilung. Prüfen Sie im Voraus, wohin Sie die Rechnung schicken sollen. Wenn Sie sich nicht sicher sind und der Kunde Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme gegeben hat, nutzen Sie alle.
• Empfangsbestätigung: In der E-Mail können Sie um eine kurze Bestätigung bitten, dass die Rechnung eingegangen und in das Buchhaltungssystem eingegeben worden ist. Wenn Sie die Rechnung per Post versenden, bitten Sie um einen Lieferschein oder geben Sie den Brief persönlich ab.

4. Was ist bei Zahlungsverzug zu tun?

Wenn das Geld nicht am Fälligkeitstag eingeht, gehen Sie systematisch und professionell vor.

• Schritt 1: Freundliche Mahnung

Erinnern Sie den Schuldner höflich per E-Mail oder Telefonanruf daran, die Rechnung zu bezahlen. Es lohnt sich, davon auszugehen oder zumindest mit der deutlichen Vermutung zu kommunizieren, dass der Schuldner es einfach vergessen hat. Das muss keine komplizierte Formulierung sein, eine E-Mail wie diese reicht aus:

Hallo, Herr Schuldner, Ich möchte Sie nur an die Rechnung Nr. 23.02042025 erinnern, die am XY fällig war. Könnten Sie bitte den Zahlungsstatus überprüfen? Vielen Dank und noch einen schönen Tag. Mit freundlichen Grüßen, Ihr Gläubiger.

• Schritt 2: Direkter Kommentar

Sie können diesen Schritt wiederholen, idealerweise mit einem schärferen Ton:

Hallo, Herr Schuldner, Ich beziehe mich erneut auf die ausstehende Rechnung Nr. 23.02042025, fällig am XY. Bitte bezahlen Sie diese unverzüglich. Sollten Sie die Rechnung bereits bezahlt haben, so ist diese E-Mail ohne Bedeutung. Mit freundlichen Grüßen, Ihr Gläubiger.

• Schritt 3: Herausforderung

Wenn Ihr Schuldner Sie systematisch ignoriert, ist es an der Zeit, den ersten harten Schritt zur Beitreibung Ihrer Schulden zu tun. An dieser Stelle empfehlen wir Ihnen, sich an einen erfahrenen Anwalt oder eine Anwaltskanzlei zu wenden, um eine solche Klage vorzubereiten.

Wir versenden die amtliche Vorladung per Einschreiben und mit Rückschein, damit wir im Falle eines Gerichtsverfahrens einen Zustellungsnachweis haben. Die Mahnung enthält in der Regel eine genaue Bezeichnung der Forderung, einen Hinweis darauf, dass der Gläubiger die Forderung fortlaufend aufzeichnet, eine Bezifferung der Verzugszinsen oder des sonstigen Zubehörs zur Forderung, eine Frist für die Zahlung der Rechnung und eine Warnung vor den Folgen einer Nichtzahlung, d. h. vor einem Gerichtsverfahren. Beitreibung der Forderungdie für den Schuldner mit zusätzlichen Kosten verbunden ist.

5. Extreme Lösungen, wenn nichts mehr hilft

Wenn auch Ihr Rechtsbehelf nicht zum Erfolg führt, bereiten wir in der Kanzlei einen Mahnbescheid für Ihren Schuldner vor und senden ihn zu. Anders als ein Mahnbescheid, auf den der Schuldner fast nie reagiert, ist ein von einer Anwaltskanzlei verfasster Mahnbescheid eine Tatsache, die der Schuldner nicht mehr einfach ignorieren kann. Reagiert der Schuldner jedoch auch darauf nicht, bereiten wir in der Kanzlei einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids vor, der darauf abzielt, dass das Gericht den Schuldner zur Zahlung des geschuldeten Betrags sowie etwaiger zusätzlicher Kosten wie Verzugszinsen verurteilt. Kommt der Schuldner auch dem Mahnbescheid nicht nach, wird ein Vollstreckungsantrag gestellt, bei dem Ihre Forderung durch einen Gerichtsvollzieher vollstreckt wird.

Lassen Sie uns rekapitulieren:

• Wir empfehlen Ihnen, immer einen schriftlichen Vertrag zu haben.
• Verlangen Sie eine Anzahlung, insbesondere bei neuen Kunden.
• Handeln Sie bei Zahlungsverzug schnell und systematisch.
• Professionelle und konsequente Kommunikation mit dem Schuldner über die Anwaltskanzlei.
• Scheuen Sie sich nicht, Ihre Rechte mit rechtlichen Mitteln zu schützen.

Manchmal braucht man nur einen Rat, manchmal muss man handeln.

In unserer Anwaltskanzlei tun wir beides. Wir bieten nicht nur fachkundige Beratung, sondern auch professionelle Vertretung in Rechtsstreitigkeiten. Mit unserer Erfahrung gehören wir zu den besten Prozessanwälten. Wir verbinden ehrliches juristisches Handwerk mit einem modernen Ansatz und setzen konsequent auf die beste Strategie. Wir setzen auch gerne künstliche Intelligenz für einfache Lösungen ein, aber wir werden Sie niemals dem Risiko aussetzen, dass ein KI-Algorithmus zu einem falschen Ergebnis kommt. Deshalb wird jeder Schritt, jede Handlung und jede wichtige Entscheidung durch die Hände eines erfahrenen Anwalts gehen, der im Gegensatz zur KI nicht nur das Recht, sondern auch den Menschen versteht. Verlassen Sie sich auf uns und tauschen Sie Ihr Problem gegen eine Lösung und Rechtssicherheit ein.