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¿Se ha encontrado alguna vez en una situación en la que un cliente no ha pagado su factura? En el mundo empresarial, se trata de una situación con la que, por desgracia, todo el mundo se encuentra tarde o temprano. Así que vamos a hablar de cómo debe proceder exactamente para evitar una situación así, y qué hacer si ya se encuentra en esta tesitura. La clave está en conocer las medidas preventivas adecuadas, pero al mismo tiempo poder elegir un procedimiento coherente para recuperar una factura impagada. He aquí una guía detallada sobre qué hacer para

1. Prevención

La mejor defensa es la prevención. Cuanto mejor preparado esté al principio, menor será el riesgo de problemas.

• Comprobar el cliente

Investiga a la empresa o al comerciante antes de acordar trabajar juntos. Puede encontrar información básica, por ejemplo, en
Finstat.sk
. Puedes averiguar si la empresa tiene deudas de seguros, atrasos de impuestos o si está en reestructuración o quiebra. Intenta buscar opiniones o preguntar por la experiencia de otros contratistas.

• Guárdelo todo en papel

No confíes en los acuerdos verbales. No querrá ponerse en una situación de acusación contra acusación. Incluso un simple contrato escrito o una orden confirmada le protegen. Debe incluir:

• Alcance exacto del trabajo: exactamente lo que tiene que entregar o realizar.
• El precio. Ya sea una tarifa por hora, un honorario fijo por el trabajo, etc.
• Plazos: la fecha de entrega por su parte y, sobre todo, la duración del vencimiento de la factura. Por lo general, de 15 a 30 días. La fecha de vencimiento de la factura debe acordarse directamente en el contrato, ya que la fecha de vencimiento de la factura es irrelevante desde el punto de vista legal.
• Penalizaciones por demora: incluye en el contrato cualquier reclamación por intereses de demora. Legalmente tienes derecho a ellos, pero si los incluyes directamente en el contrato, junto con una penalización contractual, el cliente se pensará dos veces si no pagar la factura merece la pena.
• Método de entrega del trabajo: Mantenga claramente definido cómo y cuándo se entregará y aceptará el trabajo.

• Pedir un depósito

Para clientes nuevos o proyectos de mayor envergadura, es bastante habitual y profesional pedir una factura por adelantado, por ejemplo del 30-50% del importe total, antes de empezar a trabajar. De este modo se establecerá la capacidad de pago del cliente, así como su voluntad de pagar. También reducirá el riesgo y cubrirá al menos los costes iniciales.

• Facturar continuamente

Para proyectos de mayor envergadura o que requieren más tiempo, factura tu trabajo de forma continua, por ejemplo mensualmente o cuando se hayan alcanzado los objetivos acordados. Así reducirás el riesgo de perder una gran suma de golpe en caso de impago.

2. Emisión y envío correctos de la factura

Asegúrese de que su factura no contenga errores y se entregue correctamente.

• Todos los datos: la factura debe contener todos los datos reglamentarios, identificarse correctamente, identificar al cliente, el número de factura, la fecha de emisión, una descripción de los conceptos facturados, el importe y su IBAN.
• Facture inmediatamente: No esperes y envía la factura en cuanto el trabajo esté terminado y presentado.
• Destinatario correcto: envíela al correo electrónico o departamento correcto. Comprueba de antemano dónde enviar la factura. Si no estás seguro y el cliente te ha dado varias formas de contactar con él, úsalas todas.
• Acuse de recibo: en el correo electrónico puedes pedir un breve acuse de recibo de la factura y de su introducción en el sistema contable. Si envías la factura por correo, pide un albarán o entrega la carta en mano.

3. ¿Qué hacer si el pago se retrasa?

Si el dinero no llega en la fecha prevista, proceda de forma sistemática y profesional.

• Paso 1: Recordatorio amistoso

Recuerde amablemente al deudor por correo electrónico o por teléfono que debe pagar la factura. Conviene asumir, o al menos comunicar con la clara suposición, de que el deudor simplemente se ha olvidado. No hace falta que sea una redacción complicada; bastará con un correo electrónico como este:

Hola, Sr. Deudor, Me gustaría recordarle la factura nº 23.02042025, que vencía el XY. ¿Podría comprobar el estado del pago? Gracias y que tenga un buen día. Atentamente, Su Acreedor.

• Paso 2: Comentario directo

Puedes repetir este paso de nuevo, idealmente con un tono más nítido:

Hola, Sr. Deudor, Me refiero de nuevo a la factura pendiente nº 23.02042025 a pagar en XY. Le ruego la abone sin demora. Si ya la ha pagado, considere este correo electrónico sin efecto. Atentamente, Su acreedor

• Paso 3: Notificación previa a la demanda

Si su deudor le ignora sistemáticamente, ha llegado el momento de dar el primer paso difícil para recuperar su deuda. En este punto, le recomendamos que se ponga en contacto con un abogado o un bufete de abogados con experiencia para preparar dicha impugnación.

Enviamos el requerimiento oficial por correo certificado y con acuse de recibo, por lo que tendremos prueba de la notificación en caso de procedimiento judicial. El aviso de requerimiento contiene normalmente una identificación precisa de la deuda, un aviso de que el acreedor tiene un registro continuo de la deuda, una cuantificación de los intereses de demora u otros accesorios de la deuda, un plazo para el pago de la factura y una advertencia de las consecuencias del impago, que es una acción judicial.
cobro de la deuda
que supondrá costes adicionales para el deudor.

4. Soluciones extremas cuando nada ayuda

Si ni siquiera la citación previa a la acción funciona, en el bufete redactaremos una petición de requerimiento de pago, cuyo objetivo es que el tribunal ordene al deudor el pago de la cantidad adeudada junto con cualquier cargo adicional, como intereses de demora. Si el deudor tampoco cumple el requerimiento de pago, se presenta una petición de procedimiento ejecutivo, en el que su deuda será ejecutada por un agente judicial.

También existen soluciones alternativas, aunque no siempre eficaces, como ceder la deuda a una agencia de cobros, que garantizará el cobro pero se quedará con una parte de la cantidad recuperada. También puede recurrir a un mediador para intentar llegar a un acuerdo extrajudicial y, por lo general, a una solución menos costosa.

Recapitulemos:

• Ten siempre un contrato por escrito.
• Pida un depósito, sobre todo a los nuevos clientes.
• Cuando el pago se retrase, actúe rápida y sistemáticamente.
• Comuníquese con profesionalidad, pero sea coherente.
• No tengas miedo de utilizar medios legales para proteger tus derechos.

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