Strona główna

Czy kiedykolwiek znalazłeś się w sytuacji, w której klient nie zapłacił Twojej faktury? W świecie biznesu jest to sytuacja, z którą niestety każdy prędzej czy później się spotyka. Porozmawiajmy więc o tym, jak dokładnie powinieneś postępować, aby uniknąć takiej sytuacji i co zrobić, jeśli już jesteś w takiej sytuacji. Kluczem jest znajomość odpowiednich kroków zapobiegawczych, ale jednocześnie umiejętność wybrania spójnej procedury odzyskiwania niezapłaconej faktury. Oto szczegółowy przewodnik po tym, co należy zrobić, aby

1. Zapobieganie

Najlepszą obroną jest zapobieganie. Im lepiej jesteś przygotowany na starcie, tym mniejsze ryzyko wystąpienia problemów.

• Sprawdź klienta

Zaleca się sprawdzenie firmy lub handlowca przed wyrażeniem zgody na współpracę. Możesz również znaleźć podstawowe informacje dla siebie, na przykład doświadczenie innych firm lub handlowców poprzez recenzje. Jeśli chcesz mieć pewność, czy podmiot jest wypłacalny, czy nie ma długów ubezpieczeniowych, zaległości podatkowych, czy nie znajduje się w restrukturyzacji lub upadłości lub jakiekolwiek inne informacje, które chciałbyś wiedzieć przed rozpoczęciem współpracy, nasza kancelaria sprawdzi podmiot dla Ciebie.

• Przechowuj wszystko na papierze

Nie polegaj na umowach ustnych. Nie chcesz stawiać się w sytuacji zarzut przeciwko zarzutowi. Nawet zwykła pisemna umowa lub potwierdzone zamówienie zapewnia ochronę. Powinna ona zawierać:

• Dokładny zakres prac: co dokładnie należy dostarczyć lub wykonać.
• Cena. Stawka godzinowa, stała opłata za pracę itp.
• Terminy: termin dostawy z Twojej strony, a zwłaszcza długość terminu płatności faktury. Standardowo od 15 do 30 dni. Termin płatności faktury powinien być uzgodniony bezpośrednio w umowie, ponieważ termin płatności na fakturze jest prawnie nieistotny.
• Kary za opóźnienie: należy wskazać w umowie wszelkie roszczenia o odsetki za opóźnienie. Masz do nich prawo z mocy prawa, ale jeśli określisz je bezpośrednio w umowie, wraz z karą umownąklient dwa razy zastanowi się nad niezapłaceniem faktury.
• Sposób dostarczenia rzeczy, usługi lub dzieła: Należy jasno określić, w jaki sposób i kiedy rzecz, usługa lub dzieło zostaną przekazane i przyjęte.

2. Kopia zapasowa

• Poproś o depozyt

W przypadku nowych klientów lub większych projektów dość powszechne i profesjonalne jest proszenie o fakturę zaliczkową, na przykład na 30-50% całkowitej kwoty, przed rozpoczęciem pracy. Pozwoli to ustalić zdolność klienta do zapłaty, a także jego gotowość do zapłaty. Zmniejszy to również ryzyko i pokryje przynajmniej początkowe koszty.

• Faktura w sposób ciągły

W przypadku większych lub bardziej czasochłonnych projektów wystawiaj faktury na bieżąco, na przykład co miesiąc lub po osiągnięciu uzgodnionych celów. Zmniejszy to ryzyko jednorazowej utraty dużej kwoty w przypadku braku płatności.

3. Prawidłowe wystawienie i wysłanie faktury

Upewnij się, że faktura nie zawiera błędów i została prawidłowo dostarczona.

• Wszystkie szczegóły: faktura musi zawierać wszystkie dane ustawowe, prawidłowo identyfikować Ciebie, klienta, numer faktury, datę wystawienia, opis fakturowanych pozycji, kwotę i numer IBAN.
• Natychmiast wystaw fakturę: Nie czekaj i wyślij fakturę natychmiast po zakończeniu i przesłaniu pracy.
• Właściwy odbiorca: wyślij fakturę na właściwy adres e-mail lub do właściwego działu. Sprawdź wcześniej, gdzie wysłać fakturę. Jeśli nie masz pewności, a klient podał Ci kilka sposobów kontaktu, użyj ich wszystkich.
• Potwierdzenie odbioru: w wiadomości e-mail można poprosić o krótkie potwierdzenie, że faktura została otrzymana i wprowadzona do systemu księgowego. Jeśli wysyłasz fakturę pocztą, poproś o potwierdzenie odbioru lub dostarcz list osobiście.

4. Co zrobić w przypadku opóźnienia płatności?

Jeśli pieniądze nie wpłyną w terminie, należy postępować systematycznie i profesjonalnie.

• Krok 1: Przyjazne przypomnienie

Grzecznie przypomnij dłużnikowi za pośrednictwem wiadomości e-mail lub rozmowy telefonicznej o opłaceniu faktury. Warto założyć, a przynajmniej komunikować się z wyraźnym założeniem, że dłużnik po prostu zapomniał. Nie musi to być żadne skomplikowane sformułowanie; wystarczy e-mail taki jak ten:

Witam, panie dłużniku, Chciałbym tylko przypomnieć o fakturze nr 23.02042025, której termin płatności przypadał na XY. Czy mógłbyś sprawdzić status płatności? Dziękuję i życzę miłego dnia. Z poważaniem, Twój Wierzyciel.

• Krok 2: Bezpośredni komentarz

Możesz powtórzyć ten krok ponownie, najlepiej z ostrzejszym tonem:

Witam, panie dłużniku, Ponownie odnoszę się do zaległej faktury nr 23.02042025 należnej od XY. Proszę o jej niezwłoczne uregulowanie. Jeśli faktura została już opłacona, niniejsza wiadomość e-mail nie ma żadnego znaczenia. Z poważaniem, Twój Wierzyciel.

• Krok 3: Wyzwanie

Jeśli Twój dłużnik systematycznie Cię ignoruje, nadszedł czas, aby podjąć pierwszy trudny krok w kierunku odzyskania długu. W tym momencie zalecamy skontaktowanie się z doświadczonym prawnikiem lub kancelarią prawną w celu przygotowania takiego wyzwania.

Oficjalne wezwanie wysyłamy listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, aby mieć dowód doręczenia w przypadku postępowania sądowego. Wezwanie do zapłaty zazwyczaj zawiera dokładną identyfikację długu, informację, że wierzyciel prowadzi ciągłą ewidencję długu, określenie wysokości odsetek za zwłokę lub innych dodatków do długu, termin płatności faktury oraz ostrzeżenie o konsekwencjach braku płatności, czyli postępowaniu sądowym. windykacja należnościco wiąże się z dodatkowymi kosztami dla dłużnika.

5. Ekstremalne rozwiązania, gdy nic nie pomaga

Jeśli nawet odwołanie nie przyniesie skutku, przygotujemy i wyślemy dłużnikowi wezwanie przedsądowe w kancelarii prawnej. W przeciwieństwie do wezwania wierzyciela, na które dłużnik prawie nigdy nie odpowiada, wezwanie przedsądowe sporządzone przez kancelarię prawną jest faktem, którego dłużnik nie może już po prostu zignorować. Jeśli jednak dłużnik nie odpowie na wezwanie, kancelaria przygotuje wniosek o wydanie nakazu zapłaty, którego celem jest nakazanie dłużnikowi przez sąd zapłaty należnej kwoty wraz z wszelkimi dodatkowymi opłatami, takimi jak odsetki za zwłokę. Jeśli dłużnik nie zastosuje się do nakazu zapłaty, zostanie złożony wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego, w którym roszczenie zostanie wyegzekwowane przez komornika.

Podsumujmy:

• Zalecamy, aby zawsze mieć pisemną umowę.
• Poproś o depozyt, zwłaszcza w przypadku nowych klientów.
• W przypadku opóźnień w płatnościach należy działać szybko i systematycznie.
• Profesjonalna i konsekwentna komunikacja z dłużnikiem za pośrednictwem kancelarii prawnej.
• Nie bój się korzystać ze środków prawnych w celu ochrony swoich praw.

Czasami potrzebujesz tylko porady, innym razem potrzebujesz działania.

W naszej kancelarii robimy jedno i drugie. Zapewniamy nie tylko fachowe doradztwo, ale także profesjonalną reprezentację w sporach sądowych. Nasze doświadczenie stawia nas w czołówce najlepszych prawników procesowych. Łączymy uczciwe prawnicze rzemiosło z nowoczesnym podejściem i konsekwentnie ustalamy najlepszą strategię. Chętnie korzystamy również ze sztucznej inteligencji w podstawowych rozwiązaniach, ale nigdy nie narazimy Cię na ryzyko błędnego wyniku algorytmu AI. Dlatego każdy krok, działanie czy ważna decyzja przejdzie przez ręce doświadczonego prawnika, który w przeciwieństwie do AI rozumie nie tylko prawo, ale i ludzi. Zdaj się na nas i zamień swój problem na rozwiązanie i pewność prawną.